Congreso Aapresid 2021: acompañamos al gran evento del Agro desde la Tecnología

Durante el mes de agosto se desarrolló el Congreso Aapresid edición 2021, un evento de conocimiento en agricultura consolidado como el más destacado en nuestro país y un referente a nivel mundial.

En esta edición, la organización nos eligió para desarrollar la plataforma del Congreso. Un entorno virtual interactivo cuyo objetivo era crear un evento completo, con diversas funcionalidades, tecnologías modernas, y pensando en aportar una experiencia única a todos los asistentes.

 

El cliente

Aapresid (Asociación Argentina de Productores en Siembra Directa) es una Organización no Gubernamental sin fines de lucro. Integrada por una red de productores agropecuarios, científicos, técnicos, investigadores y estudiantes que, a partir del interés en la conservación del suelo, adoptaron e impulsaron la difusión de un nuevo paradigma agrícola basado en la Siembra Directa.

La entidad está compuesta por productores agropecuarios, ingenieros agrónomos y otros actores de la comunidad agroalimentaria de toda la Argentina. Consiste en una red de productores agropecuarios innovadores, abierta a los avances de la ciencia y la tecnología.

Desde Syloper los hemos acompañado en varios y diversos proyectos, y siempre es un placer trabajar en equipo con ellos.

 

El Congreso Aapresid

El Congreso Aapresid es un evento abierto y participativo que se realiza anualmente y constituye un punto de encuentro de todos los protagonistas del agro. Sigue la línea de Agricultura Siempre Verde que plantea Aapresid desde sus comienzos, proponiendo un modelo de producción basado en la eficiencia, el cuidado del ambiente y de las personas.

En la edición de este año, que fue la XXIX, el lema del Congreso fue “Siempre vivo, siempre diverso”. El evento se apoyó en siete ejes temáticos: sistemas biodiversos, ciencia y conocimiento en red, políticas públicas, cambio climático, economía, nuevas tecnologías, consumidores y tendencias alimentarias.

Uno de los puntos sobresalientes fue el debate sobre el rol de la agricultura en la región, poniendo en valor la alianza entre ciencia, producción y tecnología.

El evento tuvo una duración de siete días y en él disertaron especialistas nacionales del INTA, el Conicet y diferentes universidades, así como internacionales de distintos países del mundo.

Esta edición, que fue la segunda bajo la modalidad virtual, se desarrolló a medida dentro del marco de Aapresid Comunidad Digital, el nuevo entorno propio de Aapresid. 

Contó con 9 salas de conferencia y 239 espacios de charlas, y los asistentes pudieron disfrutar de una amplia variedad de contenido. Además, se incorporaron muchas y diversas funcionalidades que fueron pensadas y desarrolladas para brindarles una excelente experiencia.

 

Algunas de las nuevas funcionalidades:

  • Posibilidad de acreditarse con mayor anticipación al evento.
  • Facilidad en el proceso de registro.
  • Posibilidad de interrelación con el público de manera sencilla y rápida.
  • Formato optimizado para ofrecer una mejor distribución del contenido de las charlas.
  • Nuevas oportunidades de participación y difusión.
  • Nuevos formatos de stand virtual.

 

El Congreso se transmitió en vivo por streaming a través de la plataforma web Aapresid Comunidad Digital, desde un estudio de TV ubicado en Rosario, Santa Fe.

Para celebrar el Congreso, la organización apostó por el equipo de Syloper y todas las soluciones tecnológicas que podíamos brindarles. El objetivo era desarrollar un evento de gran envergadura, con una amplia variedad de funcionalidades y métodos modernos y actualizados. Siempre pensando en aportarles una experiencia única a todos los asistentes.

 

Los desafíos

Dada la relevancia del proyecto, nos encontramos ante varios desafíos.

En primer lugar, debíamos desarrollar la plataforma del evento, creando de esta manera el espacio en el cual asistentes y expositores se encontrarían para interactuar, aprender, conectar y reflexionar sobre el futuro del sector. Esta vez, la plataforma debía ofrecer nuevas oportunidades de participación y difusión a los concurrentes. 

Asimismo, teníamos que brindar soporte mientras transcurría el evento, garantizando que todo funcionara de la manera correcta. Y generar los cambios y mejoras en vivo que fueran necesarios.

Era importante que durante el Congreso pudiéramos llevar un control de la audiencia, que sabíamos que iba a ser de gran tamaño. Y que los participantes pudieran conectarse entre ellos y generar networking.

Otro de los ejes sobre los que debíamos trabajar era la medición de los resultados del evento. Teníamos que trabajar con diferentes indicadores y métricas antes, durante y después del evento. El objetivo de esto era medir su éxito y reconocer áreas de oportunidad y fortalezas para mejorar los eventos próximos.

 

La previa del evento

Para llevar adelante este proyecto trabajamos junto a un equipo de Aapresid conformado por treinta personas y con una infinidad de proveedores externos, con los que interactuamos continuamente a lo largo de todo el proceso.

Fue un trabajo de muchos meses, que implicó mucho esfuerzo y compromiso de todas las partes. Al principio realizábamos encuentros esporádicos, pero seis meses antes de la celebración del Congreso ya comenzamos a reunirnos semanalmente y a trabajar de lleno en el proyecto.

Con el correr del tiempo, y a medida que se acercaba la fecha, los encuentros empezaron a tener lugar todos los días.

Durante las reuniones, la modalidad que prevalecía era la siguiente: el equipo de Aapresid nos iba comunicando las ideas que tenían y querían poner en práctica. Y nosotros los acompañábamos desde el análisis, los ayudábamos a ver qué era lo mejor, cómo lograrlo, cómo llevar adelante esas ideas desde lo técnico.

A lo largo de todo el proyecto aplicamos la metodología Scrum, un marco de trabajo ágil que posibilita tomar decisiones con más rapidez y flexibilidad. Esto nos aseguraba la calidad de los procesos y nos permitía acelerar el desarrollo de software en cada una de sus etapas de acuerdo a los recursos disponibles.

Siguiendo los lineamientos de Scrum, en cada encuentro ordenábamos las prioridades, detectábamos los errores que iban surgiendo y luego trabajábamos sobre esos dos ejes.

 

Nuestro trabajo: los puntos clave

Llevamos adelante el desarrollo de la plataforma para el Congreso, que realizamos en base al nuevo entorno virtual propio de Aapresid, Aapresid Comunidad Digital.
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❱❱❱ Este desarrollo también fue realizado por Syloper.
✚ Leé más: Aapresid eventos: plataforma de streaming a medida
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El trabajo principal consistió en hacer evolucionar esta plataforma para poder utilizarla para el evento.
Esto implicó desarrollar diversas funcionalidades:

 

  • Salas de conferencia

Creamos nueve salas virtuales en las cuales transcurrían las charlas, muchas veces en simultáneo. 

En total se dictaron 239 charlas en diferentes idiomas: español, inglés y portugués. Las mismas estuvieron a cargo de 340 disertantes nacionales y 54 disertantes internacionales.

Todas las sesiones ofrecían una herramienta de chat para que los usuarios pudieran enviar sus preguntas y comentarios a los coordinadores y ponentes.

En cada sala el número de personas que podía participar era ilimitado, lo cual constituye una gran ventaja respecto a los congresos presenciales, en los que es muy difícil distribuir la afluencia de público dependiendo del tamaño de cada salón, además de que cada espacio tiene un límite de capacidad.

Otra ventaja con respecto a la presencialidad es que al ser virtual, se pueden sumar disertantes y asistentes de todo el mundo con mucha más facilidad y sin grandes gastos.

 

  • El proceso de inscripción

Para inscribir a los asistentes, creamos un formulario de registro público en  la página web del Congreso. De esta manera, todas aquellas personas interesadas en el evento se podían anotar completando el formulario. Al hacerlo, tenían la opción de elegir el ticket que deseaban y abonarlo para participar.

Desarrollamos un sistema de tickets específico para el evento. Al inscribirse, los usuarios tenían acceso a dos tickets, lo cual equivalía a dos charlas gratis, y a todo el contenido. Luego podían adquirir más tickets para presenciar más charlas.

El sistema contaba con cuatro opciones de patrocinio: cada una tenía acceso a diferentes funcionalidades del Congreso y un costo en tickets acorde a eso.

 

  • Venta de entradas

Para la venta de entradas, integramos las pasarelas de pago Mercado Pago y Pay Pal, con el objetivo de que los usuarios pudieran abonar tanto desde nuestro país como desde el exterior. Y con todas las facilidades necesarias para que la operación fuese lo más sencilla y rápida posible.

 

  • Plataforma multi-idioma

Adaptamos toda la plataforma a los idiomas inglés y portugués, además del español, realizando todas las modificaciones técnicas necesarias.
La web aparecía directamente en el idioma que el usuario seleccionaba, con los formatos de fecha, la moneda y todo el contenido en ese idioma.

 

  • Cronograma del Congreso

 Incluimos un cronograma completo en el cual se indicaba el horario de las más de 230 charlas, en qué sala se dictaban, el título del taller o plenaria, el nombre de los disertantes, el idioma de las charlas, y una pestaña con información extra.

Además, en la home del sitio se podían ver las charlas destacadas y dos botones con acceso directo al cronograma completo y al programa del Congreso.

 

  • Buscador de asistentes y disertantes

Realizamos un buscador para asistentes y otro para disertantes. Una vez que el usuario accedía a la plataforma, podía utilizarlos y realizar consultas acerca de todos los disertantes y de los demás asistentes al evento.

 

  • Área de Prensa

Desarrollamos un área dentro de la plataforma con contenido de prensa de todo tipo. En este sector los participantes podían encontrar artículos, fotos, archivos y todo tipo de material relacionado a Aapresid y al sector del agro en general.

 

  • Hall Comercial

Creamos un hall en el que se encontraban los stands de más de 100 empresas que participaron del evento. También tuvieron su espacio virtual instituciones gubernamentales, universidades y diversos medios de comunicación.

Cada organización podía tener su propio stand virtual, que podían preparar con anticipación y que era autoadministrable. Éste permitía brindar acceso a la web y disponía de espacio para banners, imágenes, videos y diferentes paneles en los que se podía hacer click.

 

  • Taller Interactivo

Construimos un taller interactivo, que se trata de un espacio de intercambio entre cada empresa y los productores y asistentes, donde la compañía era la anfitriona y tenía la oportunidad de exponer su experiencia y casos de interés.

El taller lo dirigía un moderador designado por la empresa, podía haber hasta veinte productores contando su experiencia y una cantidad ilimitada de asistentes online.

 

  • Sala de pósters

Construimos un lugar destinado al Sistema Chacras, un programa de Aapresid que busca aportar soluciones sustentables a las problemáticas locales de productos junto a la Ciencia y las empresas. En este Espacio cada Chacra presentaba sus avances en línea con las distintas temáticas: gestión de excedentes hídricos, superación de techos productivos, modelos de Agricultura Siempre Verde, recuperación de suelos, agregado de valor, etc.

 

  • Presupueste su Campaña

Desarrollamos un presupuestador de campañas. Se trata de una herramienta para que el productor o asesor pudieran solicitar a las empresas del rubro cotizaciones de insumos y servicios e ir afinando los números para la campaña que se viene.

Los usuarios podían solicitar información acerca de zonas, semillas, protección de cultivos, fertilizantes, insumos, maquinarias, entre otros.

 

  • Consultorio técnico

Creamos un foro interactivo donde los asistentes podían dejar sus preguntas, inquietudes e interactuar con otros productores, empresas y especialistas para responder todas las consultas técnicas y de manejo productivo.

Las empresas podían suscribirse para recibir las consultas de los participantes, que se realizaban accediendo al consultorio desde el menú superior.

 

  • Conectate con otro asistente

Desarrollamos un sistema de mensajería a través del cual los participantes podían comunicarse con otros asistentes, y así generar networking.

 

 

Durante el Congreso

Durante las dos semanas que transcurrió el Congreso, trabajamos durante todo el día todos los días brindando soporte, chequeando que todo funcione correctamente, controlando cada detalle.

También coordinamos la infraestructura de los servidores con Tux Solutions, una integradora de soluciones tecnológicas que brinda soluciones Cloud.

Además, brindamos asistencia durante el streaming que se ll

evó a cabo a lo largo del evento. El mismo fue realizado por otra empresa, y nosotros nos encargamos de ayudar al proveedor a solucionar los problemas que iban surgiendo en el momento.

Al mismo tiempo que nos encargábamos de todas estas tareas, íbamos llevando adelante los cambios que eran requeridos y realizando las mejoras necesarias para que todos los participantes pudieran tener la mejor experiencia posible durante el Congreso.

Durante una de las emisiones en vivo del evento, fue entrevistado Julián, uno de los fundadores y parte fundamental del equipo de Syloper. Podés ver la entrevista acá.

Entrevista a Julián

Después del Congreso

Al finalizar el Congreso nuestro trabajo no terminó. Quedaban muchas cosas por hacer.

Nos dedicamos a estudiar la analítica del Congreso. Esto incluía cada uno de los reportes con toda la información que pudimos obtener mediante Analytics y demás medios de análisis de datos, además de nuestras propias métricas.

Trabajamos mucho en diferentes métricas y pudimos recopilar datos y analíticas de la actividad entre los asistentes muy interesantes.. Pudimos generar una bitácora del usuario, que nos proporcionó una visión amplia de todos los movimientos que realizó cada usuario dentro de la plataforma.

Todo esto nos permitió medir la visibilidad, el alcance y el impacto del evento. Y lo más importante, nos posibilitó detectar patrones de comportamiento y oportunidades de mejora para los Congresos venideros.

 

Los resultados

Estos son algunos de los números que arrojó el Congreso:

12673 inscriptos
2 semanas de Congreso
9 salas de conferencias
239 charlas
340 disertantes nacionales
54 disertantes internacionales
53 países participantes
55 empresas apoyaron el Congreso
33 medios cubrieron el evento

 

Estos son algunos de los números que pudimos recopilar y que denotan que fue todo un éxito. Y la tecnología fue clave para poder celebrar el evento más esperado del año en el sector del agro.  

Por un lado, la capacidad de aforo ya no fue un problema. Al contrario, se convirtió en un aliado porque al desvanecerse los límites físicos, pudieron asistir muchas más personas al Congreso, que tuvo una audiencia de gran tamaño. Además, al ser un evento virtual, no existieron las fronteras. Esto posibilitó ampliar la base de asistentes, llegar a diversos lugares del planeta y mejorar la calidad y variedad de los expositores, ya que se invitaron a especialistas del sector de todas partes del mundo.

Por otro lado, la tecnología nos permitió desarrollar una plataforma completa y segura, mediante la cual pudimos brindarles a los usuarios una gran experiencia. Con un montón de funcionalidades pensadas para aportarles valor a los participantes y para poder generar interacción entre ellos y con los disertantes. También con diferentes espacios para las empresas auspiciantes y expositoras, los cuales fueron lugar de encuentro entre asistentes, empresas, productores y todo el que quisiera participar, generando networking y formando lazos pensando en lo que se viene.

El Congreso se transmitió en vivo por streaming a través de la plataforma web Aapresid Comunidad Digital, emitiéndose desde un estudio de televisión ubicado en Rosario, Santa Fe.

Treinta y tres medios de comunicación le dieron cobertura al evento, transmitiendo todo lo que iba sucediendo al público en general.

 

Para finalizar…

Estamos extremadamente felices de haber sido elegidos por Aapresid para acompañarlos en esta hermosa y enriquecedora experiencia.
Este año se subió la apuesta con un Congreso virtual mucho más completo, con un entorno virtual interactivo que fue esencial no solo para el aprendizaje sino también para la interacción entre todos los participantes.
Un Congreso que fue  transmitido en vivo desde la plataforma de streaming “Aapresid Comunidad Digital”. Y mediante un formato híbrido con conducción desde un estudio en Rosario.
Un Congreso que generó un rico  intercambio con los invitados que se iban sumando de forma virtual desde cada punto del país y del mundo.
Y que además reunió a las principales empresas y organismos del rubro.
Poder haber sido parte y aportado nuestra experiencia y nuestros conocimientos para el éxito de este evento nos llena de orgullo y satisfacción.

 

Cada proyecto nos transforma como equipo. Nos enfrenta a nuevos desafíos, y nos hace mejores, tanto en lo profesional como en lo personal.
La experiencia del Congreso Aapresid, por su importancia, por todo lo que implicaba, nos aportó muchísimo en ese sentido. Hoy, después de atravesarla y de superar todos los desafíos que se nos fueron presentando, nuestro equipo se encuentra mucho más fuerte, más unido y más capacitado para poder aportar valor a nuestros clientes actuales como a todos los que vendrán.
Y con el plus de que, al haber tenido un trato tan cercano con el equipo de Aapresid durante tanto tiempo, y haber trabajado mucho y codo a codo, terminamos generando una hermosa amistad.
En definitiva, esas son las cosas más valiosas que nos deja cada proyecto. Lo que nos modifica, nos hace mejores, y nos lleva a amar nuestro trabajo cada día más.

 

 

 

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