Congreso Aapresid 2020: de lo presencial a lo virtual
En la segunda quincena de agosto tuvo lugar el XXVIII Congreso Aapresid, un gran evento de conocimiento en agricultura de dos semanas de duración.
Aapresid (Asociación Argentina de Productores en Siembra Directa) es una Organización no Gubernamental sin fines de lucro. Integrada por una red de productores agropecuarios que, a partir del interés en la conservación del suelo, adoptaron e impulsaron la difusión de un nuevo
paradigma agrícola, basado en la Siembra Directa.
Desde Syloper tuvimos el privilegio de acompañarlos en todo el proceso de transformación digital del congreso presencial (modalidad habitual de los años anteriores) al congreso virtual. Cambio que tuvo lugar debido a los acontecimientos sucedidos en el contexto de la pandemia de Covid-19.
Lo que comenzó siendo una asesoría en transformación digital terminó siendo casi un outsourcing de sistemas. Esto se fue dando en el camino debido a todos los imprevistos que fueron surgiendo y a las nuevas necesidades que iban apareciendo mientras el proyecto avanzaba.
Hoy queremos compartir con vos algo de lo que fue este viaje para nosotros, tan satisfactorio como enriquecedor.
Diario de viaje
Te contamos paso a paso lo que fue la experiencia de acompañar desde lo tecnológico un evento tan reconocido:
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Etapa 1
En una primera etapa, realizamos un asesoramiento para la selección de proveedor de la plataforma. Las opciones eran muchas y variadas.
Para tomar esta decisión, pasamos por diferentes fases:
A/ Inducción. Analizamos los congresos anteriores, todas las experiencias previas. Escuchamos las expectativas del cliente, qué esperaban de la nueva experiencia, qué planes tenían. Luego, estudiamos minuciosamente qué cosas se podían trasladar al mundo digital y cuáles no.
B/ Método MoSCoW. Aplicamos esta técnica para poder avanzar de un modo más eficiente. Es un método inventado por Dai Clegg que sirve para determinar la priorización dentro de proyectos con ciertas limitaciones de tiempo. Te permite definir y gestionar los requisitos y tareas de tu plan de trabajo.
MoSCoW es un acrónimo, cuyas siglas en inglés significan:
- M – MUST: son los requisitos mínimos que debe tener la solución.
- S – SHOULD: se refiere a los requisitos que debería incluir la solución. Son importantes pero no obligatorios.
- C – COULD: hace referencia a los requisitos que podría incluir la solución.
- W – WON’T: los requisitos que no se van a realizar por el momento, pero que podrían incluirse en el futuro.
Reunión con proveedores. Realizamos reuniones con diferentes proveedores para conocer en detalle los servicios que nos ofrecían.
C/ Comparación de plataformas. En esta fase hicimos una comparación exhaustiva de toda la información recolectada. Estudiamos meticulosamente las ventajas y desventajas de las diferentes propuestas ofrecidas por los proveedores de streaming, los proveedores de la plataforma.
D/ Conclusiones. Luego de cuatro semanas de análisis, realizamos la elección de la plataforma que le daría sustento al Congreso.
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Etapa 2
Luego de selccionar la plataforma en la que se llevaría a cabo el Congreso, la siguiente etapa tuvo como eje la coordinación con el proveedor de todas las necesidades del cliente para realizar el evento. Sumado a esto, nos ocupamos de todo lo referente a revisiones de seguridad y performance, realizando todo tipo de validaciones, propuestas de mejoras y análisis.
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Etapa 3
Luego ingresamos en una etapa central en la que tuvieron lugar los siguientes procesos:
- Pruebas de Stress
Son pruebas que se realizan para determinar la solidez de la plataforma en momentos de carga extrema. Sobrecargamos el sistema más allá de todas sus características y especificaciones. De esta manera, pudimos verificar cómo y cuándo podía llegar a fallar. Sirve para determinar si la plataforma rendirá de manera eficiente en caso de que la carga real supere a la carga esperada.
- Migración a Amazon
Asistimos y recomendamos buenas prácticas para que el proveedor realice la migración a AWS (Amazon Web Services). El objetivo de esto era disponer de una infraestructura potente que respondiera sin mayores dificultades a la alta concurrencia de participantes que iba a tener el evento. A través de dicho servicio pudimos contar con un balanceador de carga y con múltiples servidores para atender a los pedidos. Esto permitió que la plataforma estuviera siempre disponible y que fuera capaz de servir a todas las peticiones de los usuarios a la máxima velocidad posible.
- Implementación de Cloudflare
En esta parte del proceso implementamos Cloudflare, que es un administrador de zonas DNS que actúa como un escudo o proxy entre un sitio web y cada visitante. En dicho proxy se almacena una copia del sitio a nivel del contenido estático. Esto permite que los usuarios reciban ese contenido estático en caché de los servidores más cercanos. De esta manera, al tener una distancia física más corta, la web puede cargar más rápido y alivianar la carga de los servidores.
Una gran ventaja de Cloudflare es que tiene una de las redes de servidores más grandes del mundo. Esto posibilita replicar el contenido en diferentes puntos del planeta brindando una experiencia más ágil a los usuarios.
Además comprime el contenido que llega a los usuarios, previene ataques automatizados, bloquea tráfico innecesario, entre otras funcionalidades.
- Integración de Streaming
Ayudamos en la coordinación con un proveedor externo que se encarga específicamente del Streaming, o reproductores en vivos, para dar soporte a las 9 salas de videoconferencias en simultáneo. Además coordinamos la securización de esta integración, para que tuvieran acceso las personas que podían hacerlo y evitar ojos curiosos que no debían acceder.
- Revisiones de usabilidad y experiencia de usuario
En este tipo de eventos, la usabilidad es fundamental y la experiencia lo es todo. Asistimos en las sugerencias de cambios y delineamos oportunidades de mejora para optimizar la experiencia de los usuarios y los administradores durante el evento.
- Asistencia a proveedores y stands comerciales
Asistimos a algunos expositores a integrar sus stands virtuales, recorridos en 3d, trivias, videos, formularios, y espacios comerciales de todo tipo. Siempre pensando en que los asistentes puedan recorrer el espacio de la marca.
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Etapa 4
Ya en esta etapa, realizamos un seguimiento de estadísticas, análisis de datos recolectados y confeccionamos informes.
En base a las estadísticas del proveedor de Streaming, el Google Analytics y la plataforma en la que se basó el congreso, pudimos recolectar diferentes métricas. Y así generar un reporte unificado que transmite lo mejor posible como fueron los números, asistencias, permanencia, y características del público digital que recibió el congreso.
Conclusiones
El Congreso Aapresid 2020 fue un éxito. En esta edición 2020, contó con más del doble de inscriptos que en las ediciones anteriores. Más de 20.000 asistentes pudieron disfrutar de más de 300 charlas organizadas bajo distintos ejes temáticos, conectándose tanto desde Argentina como desde otras partes del mundo.
La plataforma digital funcionó a la perfección, y le brindó agilidad a los participantes, permitiéndoles no sólo asistir sino también interactuar en todas las instancias del Congreso.
En lo que respecta al proceso de trabajo, podemos decir que se pudo llevar adelante en conjunto tanto con los miembros organizadores del Congreso como con las empresas e instituciones que de alguna u otra manera formaron parte del mismo. Se formó un gran grupo humano, donde muchas personas y de áreas diferentes potenciamos nuestros esfuerzos y trabajamos en equipo. Esto sin lugar a dudas fue fundamental para alcanzar objetivos comunes y aumentar la eficacia de los resultados.
Desde Syloper, estamos felices de haber formado parte de este gran proyecto. Una prueba más de que asumir el desafío de lo virtual en esta época siempre trae consecuencias positivas.
➤ El Congreso Aapresid edición 2020 en los medios de comunicación:
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